ActivityWatch (MPL-2.0)
Открытый трекер активности фиксирует активное приложение, заголовок окна и вкладку браузера локально на компьютере сотрудника. Он не делает скриншотов, поэтому система видит работу, а не содержимое экрана.
01 — Кейс · CRM Системы
«Часовщик» — автоматический учёт рабочего времени для бухгалтерского бюро
Мы разработали систему, которая сама считает, сколько времени сотрудники тратят на каждого клиента, по программам, окнам и вкладкам браузера. Лёгкий агент собирает активность, правила превращают её в категории и привязывают к клиентам, а руководитель видит сводку, таймлайн дня, продуктивность и часы по договорам с выгрузкой в Excel. Таймшитов нет, сотрудникам ничего не нужно заполнять.
Обновлено:
- на заполнение таймшитов
- 0 минут
- рабочего времени привязано к клиентам
- 69 %
- этапов разработки
- 4
- ключевых технологий
- 4
02 — Контекст
Задача проекта
Исходная ситуация, ограничения и проблемы, которые должна была решить новая система.
Аутсорсинговое бухгалтерское бюро из девяти сотрудников в трёх отделах ведёт десятки клиентов на абонентских договорах с месячным лимитом часов. Руководитель не видел, на какие задачи и программы уходит время, и не мог честно посчитать трудозатраты по каждому клиенту.
Таймшиты заполнялись по памяти в конце недели, часть часов терялась. Переработки и «пустые» клиенты, которые съедают больше часов, чем оплачено по договору, всплывали только при выставлении счетов, когда исправлять что-то было уже поздно.
Таймшиты по памяти
Сотрудники восстанавливали неделю задним числом. Короткие задачи и переключения между клиентами терялись, а отчёт отражал представление о работе, а не саму работу.
Перерасход виден слишком поздно
Лимит часов по договору сравнивался с фактом только в конце месяца. К этому моменту перерасход уже случился, и пересматривать тариф приходилось без данных.
Перегрузка отделов не видна
Руководитель не понимал, кто перегружен, а кто работает в норме с учётом отпусков и больничных. Переработки обнаруживались по жалобам, а не по цифрам.
03 — Интерфейс
Интерфейс системы
Рабочие разделы системы: что в них видно и что это даёт клиенту.
Сводка руководителя
Недельная картина бюро на одном экране:
- четыре главные цифры: отработано с нормой, скорректированной на отпуска и больничные; доля времени на клиентов; переработки; нераспознанное время;
- загрузка трёх отделов относительно нормы;
- структура времени: продуктивное, нейтральное, непродуктивное и нераспознанное;
- блок «Требуют внимания».
Что получает клиент
Таблица сотрудников отсортирована по часам: полоса показывает часы против личной нормы, выход сверх нормы подсвечен жёлтым, переработка больше 45 ч — красным. Рядом доля клиентской работы, мини-график по дням и статусы «Больничный» и «Отпуск». За 10 секунд видно, кто перегружен, кто в норме и какой отдел тянет больше остальных.
Таймлайн дня сотрудника
Подробный разбор одного дня, открывается кликом по сотруднику в сводке. Верхняя полоса «Весь день» показывает день целиком, каждый сеанс своим цветом.
Ниже идут строки по программам: 1С, браузер, Excel, Контур.Экстерн, почта и мессенджеры, банк-клиент, СБИС, а перерывы собраны в строку «Нет активности». Рабочие сеансы подписаны в формате «Клиент · задача» с точным временем. Время без клиента отмечено пунктиром: достаточно выбрать клиента из списка и нажать «Привязать». Недостающий сеанс можно добавить вручную.
Что получает клиент
Прозрачный день без слежки за экраном. Видно работу, а не скриншоты, и видно, какое время ещё не попало в отчёт.
Продуктивное и непродуктивное время
Отчёт за неделю:
- доли продуктивного, нейтрального, непродуктивного и нераспознанного времени с изменением к прошлой неделе в процентных пунктах;
- график по дням;
- список категорий с программами и часами.
Что получает клиент
Понятно, куда уходит время отдела, и видно, помогают ли изменения в процессах. Из любой категории можно перейти к её правилам.
Часы по клиентам
Биллинг-таблица за месяц:
- часы клиента против лимита договора;
- засечка «где мы должны быть сегодня» по темпу рабочих дней;
- сумма к выставлению по ставке бюро и команда, которая работала с клиентом.
Что получает клиент
Статус считается по прогнозу на конец месяца, поэтому перерасход виден уже в середине месяца, а не при закрытии. Честные трудозатраты по каждому клиенту, основание для пересмотра тарифа и готовый отчёт в Excel.
Правила категоризации
Здесь система учится понимать работу бюро. Правило состоит из типа совпадения (приложение, сайт, заголовок окна), шаблона, категории и клиента. Правила проверяются сверху вниз, порядок меняется перетаскиванием.
Поле «Проверить окно» сразу показывает, какое правило сработает. Нераспознанные окна собраны в отдельный список: правило можно создать прямо из него.
Что получает клиент
Система настраивается под процессы бюро за один вечер, без программиста.
04 — Архитектура
Технологический стек
Технологии выбраны под нагрузку, интеграции и дальнейшее развитие продукта.
Серверный агрегатор
Собственный сервер собирает события со всех компьютеров, применяет правила категоризации и привязки к клиентам и считает агрегаты по людям, отделам и договорам.
Веб-интерфейс
Сводка, таймлайн, продуктивность, клиенты и правила открываются в браузере — руководителю не нужно устанавливать дополнительные программы.
Excel
Бухгалтерское бюро живёт в Excel, поэтому отчёты выгружаются в привычном формате и сразу идут в счёт или переписку с клиентом.
- ActivityWatch
- Aggregation server
- Web dashboard
- Excel export
05 — Процесс
Как шла разработка
Последовательность работ от исследования задачи до запуска и проверки результата.
Разбор рабочего дня бюро
Составили список программ и сайтов, в которых работают бухгалтеры, и договорились о категориях: учёт и проводки, отчётность, переписка с клиентами и другие. От этого списка зависит, насколько понятной будет картина для руководителя.
Правила привязки к клиентам
Настроили правила, которые по заголовку окна относят время к клиенту: например, «Вектор_ОСВ.xlsx» — это ООО «Вектор». Нераспознанные окна собираются отдельно, чтобы правила можно было дополнять.
Отчёты руководителя
Разработали сводку, таймлайн дня, отчёт о продуктивности, биллинговую таблицу по клиентам и редактор правил. Нормы учитывают отпуска и больничные, а статус клиента считается по прогнозу на конец месяца.
Юридическая часть и запуск
Заложили оформление мониторинга с согласием сотрудников по ТК РФ и 152-ФЗ. Перед запуском проверили длинные имена клиентов, дни без активности, отпуска, переработки и пересечение правил.
06 — Итог
Результаты
Что создано в рамках проекта: рабочий контур, реализованные возможности и подтверждённые факты.
«Часовщик» заменяет таймшиты автоматическим сбором: сотрудники ничего не заполняют, а руководитель за 10 секунд видит в сводке, кто перегружен и какой отдел тянет больше остальных. На экране клиентов сразу видно, кто идёт к перерасходу договора.
69 % рабочего времени привязано к конкретным клиентам, остальное разложено по категориям. Перерасход по договору прогнозируется в середине месяца, а отчёт по клиенту с часами и суммой к выставлению выгружается в Excel за один клик.
0 минут
на заполнение таймшитов
69 %
рабочего времени привязано к клиентам
Середина месяца
прогноз выхода за лимит договора
1 клик
выгрузка отчёта по клиенту в Excel
FAQ
Вопросы о проекте
Обсудим похожий проект?
Расскажите о задачах вашего бизнеса — предложим архитектуру и оценим сроки
