01 — Кейс · CRM Системы

CRM для онлайн-школы

Мы разработали CRM-систему для онлайн-школы: единую базу, где хранятся данные обо всех учениках — личная информация, контакты, академическая история и прогресс обучения. Проект выполнила команда полного цикла на PHP, MySQL и JavaScript, от постановки задачи до запуска прошло 2 месяца. Поиск, фильтры и карточка ученика собирают рабочую информацию в одном интерфейсе вместо разрозненных таблиц и переписок.

2 месяцаNDA

Обновлено: 14 июля 2026 г.

Смотреть кейс

срок проекта: 2 месяца
функциональных модулей: 6
этапов разработки: 6
ключевых технологий: 4

02 — Контекст

Задача проекта

Исходная ситуация, ограничения и проблемы, которые должна была решить новая система.

Онлайн-образование — одна из самых быстрорастущих ниш: школы набирают сотни и тысячи учеников, запускают новые курсы и потоки. Но операционный контур часто отстаёт от роста. Данные об учениках копятся в таблицах, переписках и заметках администраторов, у учебной платформы своя база, у отдела продаж — своя. Единого места, где видно всё про конкретного ученика, в такой конфигурации просто нет.

Для администраторов это ежедневная рутина: чтобы ответить на вопрос родителя или преподавателя, нужно открыть несколько источников и вручную сверить данные. Академическая история рассыпана по файлам, прогресс обучения фиксируется от случая к случаю, а при смене сотрудника часть знаний об учениках теряется вместе с ним. Чем больше учеников, тем дороже обходится каждый такой поиск.

Задача, с которой к нам пришла онлайн-школа, звучала прямо: собрать все данные об учениках в одной системе — от личных данных и контактов до академической истории и текущего прогресса — и сделать это быстро, без многомесячного проекта и тяжёлой универсальной платформы, которую пришлось бы месяцами настраивать под себя.

Данные разбросаны по источникам

Личные данные, контакты и результаты обучения жили в таблицах, мессенджерах и заметках. Чтобы собрать полную картину по одному ученику, администратор открывал несколько файлов и вручную сверял их между собой.

История обучения теряется

Пройденные курсы, зачисления и результаты нигде не фиксировались системно. При переводе ученика на новую программу или смене администратора академическая история восстанавливалась по памяти и старой переписке.

Медленный поиск и рутина

Ответ на простой вопрос — на каком курсе ученик, какие у него контакты, как идёт обучение — занимал минуты вместо секунд. На масштабе сотен учеников такой поиск складывается в часы ручной работы каждую неделю.

03 — Возможности

Что делает система

Ключевые сценарии и рабочие модули, собранные в единую систему.

Единая карточка ученика

Центральный объект системы. В карточке собраны личные данные ученика: ФИО, дата рождения, статус, программа обучения и служебные заметки администраторов. Всё, что раньше жило в разных таблицах, доступно в одном окне: открыв карточку, сотрудник за несколько секунд получает полную картину по студенту — без переключения между файлами, вкладками и переписками.

Контакты и коммуникации

Блок контактной информации: телефоны, электронная почта, мессенджеры, контакты родителей или законных представителей для младших учеников. Данные структурированы и валидируются при вводе, поэтому в базе не появляются дубли и «битые» номера. Администратор всегда знает, по какому каналу связаться с учеником или его семьёй, и не ищет актуальный контакт по старым чатам.

Академическая история

Хронология обучения каждого студента: зачисления на курсы и программы, переводы между группами и потоками, завершённые модули и итоговые результаты. История накапливается автоматически по мере обычной работы с системой и не зависит от памяти конкретного сотрудника — школа в любой момент может восстановить полный путь ученика с первого дня до текущего этапа.

Прогресс обучения

Текущий срез по каждому ученику: на каком этапе программы он находится, как движется по материалу, где возникают паузы. Администратор видит статус без запросов к преподавателям и выгрузок из других систем, а школа вовремя замечает учеников, у которых обучение застопорилось, — и может отреагировать до того, как студент потеряет мотивацию и уйдёт.

Поиск, фильтры и сегменты

Инструменты для ежедневной работы администраторов: поиск по имени и контактам, фильтры по программе, статусу и этапу обучения, сохраняемые выборки для типовых задач. Вместо ручного просмотра таблиц система формирует точечную выборку — например, всех активных учеников конкретного курса или студентов без недавней активности.

Отчётность для руководителя

Сводные данные по базе учеников: численность и динамика по программам, распределение по статусам и этапам обучения. Руководитель школы видит операционную картину целиком, не выгружая данные вручную и не собирая цифры у сотрудников: отчёты строятся на актуальных данных системы в любой момент и одинаково понятны и администраторам, и руководству.

04 — Архитектура

Технологический стек

Технологии выбраны под нагрузку, интеграции и дальнейшее развитие продукта.

PHP

Серверная логика системы. Для CRM с классическими сценариями — карточки, справочники, поиск, отчёты — PHP даёт быструю разработку и предсказуемое сопровождение: специалистов на рынке много, хостинг недорогой, экосистема зрелая и стабильная. Для заказчика это напрямую сокращает и срок запуска, и стоимость владения системой на годы вперёд.

MySQL

Реляционное хранилище данных об учениках. Структура CRM — это связанные сущности: ученики, контакты, курсы, записи академической истории, — и реляционная модель описывает её естественно. MySQL обеспечивает целостность данных, быстрые выборки по индексам для поиска и фильтров и стабильно работает без выделенного администратора баз данных, что важно для небольшой команды школы.

JavaScript

Интерактивность интерфейса: живой поиск без перезагрузки страницы, динамические фильтры и удобные формы в карточке ученика. Мы сознательно обошлись без тяжёлого фронтенд-фреймворка: для сценариев системы достаточно нативного JavaScript, а значит — меньше зависимостей, проще поддержка и ниже порог входа для разработчиков, которые будут развивать систему после нас.

Database Design

Отдельный этап проектирования схемы данных. От структуры базы зависит всё: скорость поиска, целостность академической истории, простота будущих доработок. Мы нормализовали данные, продумали связи и индексы под реальные сценарии администраторов — поэтому система остаётся быстрой по мере роста базы учеников и готова к подключению новых модулей без переделки ядра.

PHP
MySQL
JavaScript
Web Development
Database Design

05 — Процесс

Как шла разработка

Последовательность работ от исследования задачи до запуска и проверки результата.

Изучили, как школа работает с данными учеников: какие поля реально нужны, кто и как ищет информацию, какие отчёты смотрит руководитель. Зафиксировали сценарии администраторов и приоритеты первой версии — это уберегло проект от лишних функций и позволило уложиться в короткий срок.

Спроектировали схему базы данных: сущности учеников, контактов, курсов и академических записей, связи и индексы под частые выборки. Согласовали структуру карточки ученика и логику разделов, чтобы интерфейс повторял реальный порядок работы сотрудников школы, а не заставлял их подстраиваться под систему.

Первой собрали основу: карточку ученика с личными данными и контактами плюс базовый поиск. Рабочую версию показали школе уже в первые недели — администраторы начали проверять систему на реальных сценариях и давать обратную связь, пока разработка продолжалась.

Короткими циклами добавили академическую историю, прогресс обучения, фильтры, сегменты и отчётность. Каждую итерацию проверяли вместе с будущими пользователями и правили интерфейс по их замечаниям — так к моменту запуска система уже соответствовала привычкам команды школы.

Перенесли накопленные данные об учениках в новую базу, вычистив дубли и расхождения между источниками. Обучили администраторов, подготовили короткие инструкции по ключевым сценариям и запустили систему в ежедневную работу школы через 2 месяца после старта проекта.

После запуска сопровождали систему: наблюдали за реальным использованием, оптимизировали запросы под растущую базу и точечно дорабатывали интерфейс. Архитектура оставляет запас на развитие — новые модули, от платежей до интеграций с учебными платформами, подключаются без переделки ядра.

06 — Итог

Результаты

Что создано в рамках проекта: рабочий контур, реализованные возможности и подтверждённые факты.

От постановки задачи до запуска прошло 2 месяца. Онлайн-школа получила единый рабочий контур: личные данные, контакты, академическая история и прогресс обучения каждого студента собраны в одной карточке, а поиск, фильтры, сегменты и отчётность опираются на общую базу.

Система хранит историю обучения как последовательность записей, а поиск, фильтры и сегменты дают администраторам прямой путь к нужной группе учеников. Стек PHP + MySQL выбран как зрелая открытая платформа без лицензионных платежей и с широким рынком специалистов. Архитектура оставляет возможность позже подключить платежи, расписание и интеграции с учебными платформами — эти модули не выдаются за уже реализованные.

2 месяца

от постановки задачи до запуска

6 модулей

от карточки ученика до отчётности

1 окно

вся информация об ученике

PHP + MySQL

стек без лицензионных платежей

Детали проекта

Почему кейс без имени клиента

Мы публикуем этот кейс без названия школы: соглашение о неразглашении закрывает имя клиента, внутренние показатели бизнеса и любые данные учеников. Это стандартная практика заказной разработки — и мы относимся к ней так же серьёзно, как к самому продукту.

Инженерная сторона проекта при этом открыта полностью: как устроены карточка ученика и академическая история, почему для образовательного проекта выбран стек PHP + MySQL и за счёт чего запуск уложился в 2 месяца. Если вы строите похожую систему для своей онлайн-школы или учебного центра, на встрече разберём эти решения подробнее — не выходя за рамки NDA.

FAQ

Вопросы о проекте

Карточка студента — центральный экран системы. В ней личные данные (ФИО, дата рождения, статус), контактная информация ученика и родителей, программа обучения, академическая история и текущий прогресс. Все блоки собраны на одном экране с быстрым переходом между разделами. Данные лежат в нормализованной базе MySQL, поэтому карточка открывается быстро даже на большой базе, а информация не дублируется между разделами.

Академическая история накапливается как хронология событий: зачисление на курс, перевод между группами, завершение модуля, итог программы. Прогресс обучения — это текущий срез: на каком этапе ученик и как движется по материалу. Записи создаются в ходе обычной работы администраторов, отдельного «ведения журнала» не требуется. В результате школа в любой момент видит и полный путь ученика с первого дня, и его актуальный статус.

Три инструмента: мгновенный поиск по имени и контактам, фильтры по программе, статусу и этапу обучения и сохраняемые сегменты для повторяющихся задач. Живой поиск на JavaScript выдаёт результаты по мере ввода, а выборки по индексированным полям MySQL отрабатывают за доли секунды. Типовой вопрос — на каком курсе ученик и как с ним связаться — решается открытием одной карточки вместо раскопок в нескольких таблицах.

Системы с персональными данными для российских заказчиков мы проектируем с учётом требований ФЗ-152: размещение базы на серверах в России, разграничение прав доступа по ролям, защита соединения по HTTPS и хранение паролей в хешированном виде. Доступ к персональным данным получают только сотрудники, которым он нужен для работы. Объём собираемых полей ограничен реальными задачами школы — лишние данные не запрашиваются и не хранятся.

LMS отвечает за само обучение: курсы, уроки, задания, проверку знаний. CRM — за управление учениками как клиентами школы: данные, контакты, академическая история, статусы, сегменты и отчётность. Платформы дополняют друг друга: LMS знает, что ученик делает внутри курса, CRM — кто он и как школа с ним работает. Связываются они интеграцией по API: события из LMS попадают в карточку ученика, и администратор видит полную картину в одном окне.

PHP и MySQL — зрелый стек с открытым исходным кодом: без лицензионных платежей и с широким рынком разработчиков. Для CRM с классическими сценариями он поддерживает предсказуемое сопровождение и не привязывает школу к редким специалистам. Фактическая стоимость владения зависит от инфраструктуры, интеграций, нагрузки и модели поддержки и в кейсе не заявляется.

Естественные направления развития: приём платежей и контроль оплат по ученикам, расписание занятий с напоминаниями, интеграции с учебными платформами и мессенджерами, личный кабинет ученика и триггерные уведомления — например, о падении активности в обучении. Архитектура системы рассчитана на такое развитие: новые модули опираются на существующую базу учеников и подключаются без переделки ядра и без остановки ежедневной работы школы.