Бот для экспортёра Moscow Spirits: трекинг грузов в Китай
Moscow Spirits экспортирует продукцию в Китай, и контроль отправок вместе с расчётом цен держался на ручном труде менеджеров. Вместе с партнёром Orbyx мы разработали Telegram-бота, который автоматически отслеживает статусы грузов, присылает менеджерам уведомления о ключевых изменениях и рассчитывает стоимость продукции с учётом всех параметров сделки. Ручную рутину заменил один инструмент в привычном мессенджере: операционные процессы ускорились, а ошибки в расчётах свелись к минимуму. От старта до запуска — 2,3 месяца силами команды полного цикла.
Задача
Экспорт продукции в Китай — длинная логистическая цепочка: партия проходит несколько этапов и перевозчиков, прежде чем добраться до получателя. В Moscow Spirits контроль отправок держался на ручном труде менеджеров, и статус каждой партии требовал отдельных усилий. Информация запаздывала, а регулярные проверки съедали рабочее время команды.
Второй болевой точкой был расчёт цен продукции. Стоимость складывается из множества параметров, и ручной расчёт оставлял слишком много места для неточностей. Ошибка в расчёте для экспортной сделки стоит дорого: неверная цена — это либо потерянная маржа, либо сорванные договорённости.
Компании требовалось решение, которое сократит ручной труд и повысит точность расчётов, не заставляя команду осваивать новую сложную систему. Так сформировалась задача: бот в привычном менеджерам Telegram, который сам отслеживает грузы, сам сообщает о ключевых изменениях и считает стоимость продукции по единой методике.
Чтобы узнать, где партия, менеджер писал логистам и сверял таблицы. Информация запаздывала, а о задержках и проблемных этапах команда узнавала позже, чем следовало.
Стоимость продукции считали в таблицах со множеством параметров. Одна неточность при переносе данных искажала цену сделки, а проверка каждого расчёта отнимала дополнительное время.
Регулярные проверки статусов и пересчёты цен складывались в часы ручной работы каждую неделю — вместо работы с клиентами и развития экспортного направления.
Что делает система
Трекинг грузов в Китай
Ядро системы: бот ведёт каждую экспортную партию по статусной модели — от отгрузки со склада до вручения получателю в Китае. Статусы обновляются автоматически, без ручного ввода со стороны менеджеров, а история изменений сохраняется по каждому грузу. В любой момент команда видит, где находится партия и как давно менялся её статус.
Уведомления для менеджеров
Контур автоматических уведомлений в Telegram: как только статус груза меняется на ключевом этапе, ответственный менеджер получает сообщение. Не нужно регулярно проверять таблицы и переписываться с логистами — бот сам сообщает о том, что требует внимания. О задержках и проблемных этапах команда узнаёт сразу, а не постфактум.
Расчёт цен продукции
Калькулятор стоимости продукции с учётом всех параметров сделки. Методика расчёта зашита в код и одинакова для всех менеджеров: бот принимает входные данные, применяет актуальные параметры из справочника и мгновенно возвращает результат. Ручное копирование формул между таблицами — главный источник ошибок в ценообразовании — из процесса исключено полностью.
Реестр отправок
Учёт всех экспортных партий в одном месте. По каждой отправке бот хранит карточку: текущий статус, историю изменений и связанные расчёты. Менеджер запрашивает информацию командой в Telegram и получает ответ за секунды — вместо поиска по таблицам и уточнений у коллег. Новые отправки добавляются в реестр за пару шагов.
Подписки на события
Каждый менеджер получает только свои уведомления: подписки настраиваются по грузам и типам событий. Это защищает команду от информационного шума — бот не превращается в ещё один канал, уведомления которого отключают. Дедупликация исключает повторные сообщения об одном и том же изменении статуса, даже если источник данных прислал событие дважды.
Справочник параметров расчёта
Входные параметры ценообразования вынесены в отдельный справочник: их можно обновлять без участия разработчиков. Когда меняются издержки или условия поставки, ответственный сотрудник корректирует значения — и все последующие расчёты автоматически используют актуальные данные. Единый источник параметров гарантирует, что два менеджера никогда не посчитают одну и ту же позицию по-разному.
Единый контур экспорта
Слой Export Management связывает всё воедино: грузы, статусы, уведомления и расчёты живут в одном инструменте, а не в россыпи таблиц и чатов. Бот стал общей точкой правды для команды: любой вопрос по отправке или цене решается внутри Telegram, а знания о процессах не теряются при смене сотрудников.
Технологический стек
Серверная логика бота. Python выбран за зрелую экосистему под задачи проекта: асинхронная работа с Telegram Bot API, планировщики для периодического обновления статусов, удобные инструменты работы с данными для расчётного модуля. Скорость разработки на Python — одна из причин, по которой проект дошёл до запуска за 2,3 месяца.
Интерфейс системы. Менеджеры экспортёра уже работают в Telegram, поэтому бот не потребовал ни установки отдельного приложения, ни обучения. Bot API даёт всё необходимое: команды, кнопки, мгновенную push-доставку уведомлений на телефон. Статус груза или расчёт цены доступны менеджеру в дороге так же, как в офисе.
Модуль отслеживания грузов. Статусная модель описывает жизненный цикл экспортной отправки, данные о перемещении обновляются автоматически по расписанию, а каждое изменение фиксируется в истории. Именно этот модуль избавил менеджеров от главной рутины — регулярных ручных проверок, где находится партия, — и превратил трекинг из ежедневной обязанности в фоновый процесс.
Расчётный модуль. Стоимость продукции считается по единой методике с учётом всех параметров сделки: формула зашита в код, входные значения берутся из справочника. Это дало то, ради чего модуль создавался, — точность и воспроизводимость: одинаковые входные данные всегда дают одинаковый результат, независимо от того, кто из менеджеров выполняет расчёт.
Контур уведомлений. Изменения статусов превращаются в адресные сообщения ответственным менеджерам: система сама решает, кого и о чём уведомить, отбрасывает дубли событий и доставляет только значимые изменения. Менеджер узнаёт о ключевом событии в момент, когда оно произошло, — без опросов таблиц и ожидания утренней сводки.
Слой управления экспортными процессами. Он связывает грузы, расчёты и уведомления в единый рабочий процесс: у каждой отправки есть статус, ответственный и расчётный контекст. Благодаря этому бот закрывает не отдельную функцию, а целый операционный контур ВЭД-направления — от выхода партии со склада до готового расчёта по следующей сделке.
Как шла разработка
Погружение в процессы экспортёра
ГотовоРазобрали, как устроена работа с отправками в Китай: где менеджеры теряют время, откуда берутся ошибки в расчётах, какие события действительно важны команде. Из этого сложился точный список функций первой версии — трекинг, уведомления и расчёт цен, без лишнего.
Статусная модель и события
ГотовоСпроектировали жизненный цикл груза: этапы отправки, переходы между ними и события, о которых стоит уведомлять. Согласовали с командой заказчика набор параметров для расчёта цен — это фундамент, на котором дальше собиралась вся логика бота.
Каркас бота на Python
ГотовоСобрали основу: Python-приложение, подключение к Telegram Bot API, команды, реестр отправок и механику подписок. Уже на этом этапе бот работал с реальными данными заказчика, и менеджеры могли попробовать базовые сценарии в своём Telegram.
Трекинг и уведомления
ГотовоПодключили модуль отслеживания: автоматическое обновление статусов по расписанию, историю изменений и контур уведомлений с адресной доставкой и защитой от дублей. Ручные проверки статусов ушли из работы менеджеров ещё до финального запуска.
Расчётный модуль и сверка
ГотовоРеализовали калькулятор стоимости продукции и прогнали его на реальных сделках: результаты сверяли с ручными расчётами менеджеров до полного совпадения. Параметры вынесли в справочник, чтобы команда обновляла их самостоятельно, без привлечения разработчиков.
Запуск и передача команде
ГотовоПровели пилот с менеджерами, доработали формулировки уведомлений и сценарии команд по их замечаниям, подготовили короткую инструкцию. Через 2,3 месяца после старта бот вошёл в ежедневную работу экспортёра — дальше мы сопровождали его и наблюдали за реальным использованием.
Результаты
За 2,3 месяца Moscow Spirits получила инструмент, который закрыл сразу три операционных контура: отслеживание грузов, уведомления менеджерам и расчёт цен продукции. Операционные процессы ускорились, а ошибки, неизбежные при ручных сверках и расчётах в таблицах, свелись к минимуму. Бот стал важным рабочим инструментом компании: рутина ушла в автоматику, и команда сосредоточилась на стратегических задачах — развитии экспортного направления и работе с партнёрами в Китае.
Менеджеры больше не выясняют статусы партий вручную: бот отслеживает их круглосуточно и сам сообщает о ключевых изменениях. Стоимость продукции считается по единой методике за секунды — с одинаковым результатом у любого сотрудника. Отдельный плюс — интерфейс: Telegram не потребовал ни внедрения нового ПО, ни обучения команды. Архитектура на Python оставляет запас на развитие: новые статусы, параметры расчёта и направления экспорта добавляются настройкой, без переписывания ядра.
2,3 месяца
от старта проекта до работающего бота
3 контура
трекинг, уведомления и расчёт цен
24/7
автоматическое отслеживание статусов грузов
Telegram
привычный интерфейс без внедрения нового ПО
Над проектом для Moscow Spirits мы работали в связке с Orbyx — именно поэтому кейс выходит с именем заказчика, а не под NDA. Распределение ролей было простым: Orbyx вёл коммуникацию с экспортёром и бизнес-требования, а наша команда полного цикла строила инженерную часть — Python-бота, трекинг, уведомления и расчётный модуль.
Для проекта это означало параллельную работу над вопросами бизнеса и технологий — и запуск за 2,3 месяца без потери качества на стыках.
Вопросы о проекте
Обсудим похожий проект?
Расскажите о задачах вашего бизнеса — предложим архитектуру и оценим сроки
Телеграмм
Делимся визуально привлекательными фрагментами наших последних веб-проектов.
ВКонтакте
Пишем о интересных технических решениях и вызовах в разработке.
MAX
Демонстрируем дизайнерские элементы наших веб-проектов.
TenChat
Деловые связи, кейсы и экспертные публикации.
Рассылка
© 2025-2026 МАЙПЛ. Все права защищены.