Оцифровать воронку подбора — задать в системе список статусов кандидата, правила перехода и сроки реакции. Рабочий минимум — девять статусов от отклика до выхода, SLA 24 часа на первый ответ, автоотказ по стоп-критериям, уведомления менеджеру. Конверсия и сроки считаются автоматически, без ручных отчетов.
Допустим, вакансия собрала 200 откликов, а на работу вышел один человек: конверсия 0,5%. И никто не знает, на каком статусе кандидаты пропадали и почему.
Воронка подбора — это последовательность статусов кандидата с числом людей на каждом и конверсией между ними.
Девять статусов кандидата в воронке подбора
Статус меняет событие, а не ощущение рекрутера: отправлено приглашение, загружено тестовое, получен ответ по офферу. Если статус нельзя привязать к событию, его убирают или сливают с соседним.
Отказ — отдельный статус с обязательной причиной, карточку не удаляют. Воронку ведут во время найма, а не после закрытия вакансии, иначе она превращается в отчет (kontur.ru).
Конверсия этапов из статусов
Конверсия этапа = кандидатов на этапе N / кандидатов на этапе N−1 × 100%, общая = наймы / вход × 100%. Допустим, из 150 резюме разбор прошли 80 — это 53,3%.
Ориентиры по переходам (toolfox.ru, spectrumdata.ru) сверяют со своей историей; резкий отсев после интервью с подходящим кандидатом — сигнал проверить этап (kontur.ru).
Обратная воронка считается снизу вверх: план наймов делят на конверсию каждого этапа. На условных числах: 2 найма, оффер→выход 90%, финал→оффер 50%, отклик→финал 20% — нужно около 22 откликов.
Чего избегать: статусов под редкие исключения, статуса «думает» без срока, ручного отчета в конце месяца.
Что сделать сейчас: выписать текущие статусы и напротив каждого — событие, которое его меняет.
SLA по этапам подбора — сроки и ответственные
SLA — договоренность рекрутера и нанимающего менеджера о том, кто и за какой срок отвечает на каждом этапе. Универсальной нормы нет: сроки компания задает сама, под свою скорость найма и загрузку рекрутера.
Пример внутренней договоренности одной схемы, а не рыночный ориентир: ответ на отклик — 24 часа, обратная связь после интервью — 48 часов. Остальные сроки выводят из собственных дат смены статусов.
Срок напрямую давит на конверсию. У toolfox.ru низкий отклик на приглашение объясняется медленной обработкой откликов. Поэтому, если кандидаты плохо откликаются на приглашения, первым проверяют срок реакции рекрутера на отклик, а уже потом текст письма.
Таблица SLA для вакансии
Из тех же дат считается длительность подбора: от статуса «Новый отклик» до «Вышел на работу». Ручной подсчет не нужен.
На что обратить внимание: часы считать рабочими или календарными; кто отвечает за срок, пока менеджер в отпуске; SLA живет в карточке вакансии, а не в переписке.
Что сделать сейчас: согласовать с одним менеджером два срока — на отклик и на обратную связь — и внести их в карточку вакансии.
Какие автопереходы и автоотказы настроить первыми
Шесть правил закрывают основную рутину рекрутера.
- •Стоп-критерии анкеты не пройдены → автоотказ.
- •Приглашение отправлено → перевод в статус «Приглашение».
- •Кандидат молчит заданный срок → автоотказ.
- •Тестовое загружено → перевод на проверку навыков.
- •Срок SLA просрочен → напоминание ответственному.
- •Дата выхода из оффера наступила → перевод в «Выход».
Правило для спорных случаев: если автоправило срабатывает неоднозначно, кандидата возвращают в ручной режим, а не подгоняют под шаблон.
Автоматическая обработка данных кандидата требует согласия по ст. 9 152-ФЗ: оно должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Без такого согласия автоотказ и автопереход запускать нельзя.
Где автоматика вредит
Автоотказ снимает нагрузку, но не лечит причину отсева, а прячет ее. Низкий отклик на приглашение чаще держится на медленной обработке или слабом тексте письма. Большой отсев на проверке навыков — завышенные тестовые или требования не по рынку. Отказ от оффера — слабый бренд работодателя или условия конкурента.
Приоритет один: сначала этап с худшей конверсией или самым большим отсевом в цифрах, потом улучшение, потом замер, и только после этого следующий этап.
Что ослабить в схеме: автоотказ без причины в карточке, копирование чужих стоп-критериев без проверки на своих кандидатах, автоправило на этапе финального интервью, где решение всегда за человеком.
На сегодня: включить одно правило автоотказа и через две недели сверить его решения вручную.
Одна воронка на компанию или на вакансию
Этапы те же девять, отличается только нарезка. Выбор зависит от объема найма и однородности требований. Если позиции массовые и требования одинаковые, хватит одной воронки на категорию. Если подбор точечный, с глубокой проверкой навыков, воронку ведут отдельно на вакансию.
Разница видна уже на входе. Линейный подбор держит широкий вход: откликов много, отбор идет ступенями. Точечный начинается с прямого поиска, а не с входящих откликов, поэтому верх воронки у него узкий.
Каналы тоже зависят от категории (spectrumdata.ru): рабочих ищут на работных сайтах и в газетах, IT-специалистов — в профильных сообществах, на производство — через дни открытых дверей и ярмарки вакансий. Анна Прабарщук («Газинформсервис», saby.ru) говорит, что глубина воронки зависит от задач компании, а не от общего шаблона.
Разрез по источникам и уровням
Даже у общей воронки нужны поля для разреза (toolfox.ru): источник — HeadHunter, LinkedIn, реферралы; уровень — junior, middle, senior; география и квартал. Когортный разрез показывает узкое место, которое в общей воронке прячется за средними цифрами.
По тем же разрезам считают Cost-per-Hire: все затраты на подбор делят на число закрытых позиций (brainhire.ru).
На что обратить внимание:
- •Поле «источник» делают обязательным, иначе разрез не соберется.
- •Смотрят не только конверсию, но и абсолютное число кандидатов в когорте.
- •Маленькая когорта дает случайные скачки, выводы по ней делают осторожно.
Что сделать сейчас: добавить обязательное поле «источник» в карточку кандидата.
Уведомления нанимающему менеджеру без потерь
Фраза «я не видел это резюме» — симптом того, что передача кандидата живет в почте и мессенджерах, а не в системе. Уведомление запускает событие: перевод кандидата в статус «на рассмотрении у менеджера» или назначение интервью. Ответ менеджера — тоже событие: он двигает статус дальше, без него воронка стоит.
Сроки ответа заданы в разделе про SLA. Если срок прошел, работает лестница эскалации: напоминание менеджеру, затем повтор, затем уведомление его руководителю или рекрутеру. Каждую ступень система отправляет сама, по дате в карточке. Если просрочки у менеджера повторяются, уведомления переводят в канал, который он реально читает, а не в тот, что удобен системе.
Что должно быть в уведомлении
Минимум: имя и позиция кандидата, ссылка на карточку, срок ответа, две кнопки решения и поле причины отказа. Кнопки решения нужны, чтобы ответ сразу менял статус, без отдельного письма рекрутеру. Причина обязательна: без нее потом не разобрать, почему кандидаты отсеиваются на интервью.
Кейс Зои Миронович (huntflow.media) о текучести джуниор-тестировщиков показывает, как обратная связь менеджера меняет критерии отбора. Механизм простой: зафиксированные причины отказов становятся материалом для правки требований к роли, а устные впечатления — нет.
Чего избегать:
- •уведомлений на каждое действие кандидата вместо ключевых событий;
- •писем без прямой ссылки на карточку;
- •решений «в устной форме», которых нет в системе.
Что сделать сейчас: проверить, сколько кандидатов ждут ответа менеджера дольше срока.
Что сломается при переносе воронки из Excel
- •Старые статусы не совпадают с девятью новыми — составьте таблицу соответствия.
- •Нет дат переходов — историю помечают как неполную, конверсию и длительность считают с даты переезда.
- •Дубли кандидатов из разных листов — их сливают по телефону и почте.
- •Свободный текст вместо причины отказа — его заменяют справочником причин.
- •Персональные данные без согласий и сроков хранения — их сверяют до загрузки.
По ст. 18 152-ФЗ кандидату сообщают цели обработки и срок хранения данных, за нарушения предусмотрена ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ. Поэтому критерий простой: если у записи нет согласия, ее не переносят, а удаляют.
Что сделать сейчас: выгрузить таблицу и посчитать строки без даты последнего статуса — это кандидаты, чью историю корректно не перенести.
Перенесем вашу воронку из таблиц в систему со статусами и автоправилами: проект от 300 000 ₽, 8–12 недель.
Источники
