Стоимость КЭДО складывается из четырех частей: подписка за сотрудника — ориентировочно 300–1200 ₽ в год, выпуск электронных подписей, работы по внедрению и интеграции с 1С:ЗУП от 150 000 ₽, поддержка.
Для 500 сотрудников трехлетнее владение системой обычно обходится в 1,5–3 млн ₽.
Своя разработка окупается при штате от 2000 человек или при нескольких юрлицах — до этого порога считать ее невыгодно.
Ниже — не прайс одного вендора, а смета владения на 3 года: подписка, разовые работы, скрытые статьи расходов и точка, где выгоднее переходить на свою систему.
Из чего складывается стоимость КЭДО
Смета держится на пяти слоях: подписка, электронные подписи, внедрение, интеграция с учетной системой, поддержка. Главная переменная — сколько сотрудников реально перейдет на КЭДО. Вторая — вид поставки: SaaS, On-Premises или Enterprise у ELMA365. У ELMA365 цена включает платформу Low-code, а лицензии пользователей считаются отдельно.
Если вендор называет одну цифру, спросите, какие из пяти слоев в нее не вошли. На что обратить внимание: стартовые цены напрямую не сравниваются, период платежа разный — у 1С месячный платеж за пакет, у Контура и Nopaper годовая цена за человека.
Цена за сотрудника в год
Пакетный тариф переводится в цену за человека так: пакетный платеж × 12 / размер пакета. Для 1С: 300 ₽ × 12 / 10 = 360 ₽ в год на одного сотрудника. Ориентир 1С — около 28 ₽ в месяц за рабочее место.
Допустим, пакет куплен на десятерых, а подключились пятеро: цена на человека вырастает вдвое, до 720 ₽ в год.
Что сделать сейчас: выписать штат, который реально перейдет на КЭДО, и подобрать пакет под это число.
Разовые работы при внедрении КЭДО
Разовая часть сметы начинается от 150 000 ₽ и в подписку не входит. В нее попадает юрпакет — положение о КЭДО, согласия сотрудников и формы под приказ Минтруда № 578н, — а также настройка маршрутов согласования и новых типов документов.
Интеграция с 1С:ЗУП — отдельная строка сметы: просите показать ее в КП отдельно от настройки, потому что цена зависит от того, насколько доработана ваша ЗУП. При поставке на свои серверы добавляется еще развертывание — установка и настройка на вашей инфраструктуре.
Если процессы типовые и в штате есть специалист по 1С, хватит самостоятельного или типового внедрения. Чего избегать: заказывать проектное внедрение под типовые кадровые процессы — вы платите за обследование и выделенную команду, которые результат не меняют.
Три формата внедрения
На примере EmplDocs. Самостоятельное внедрение — расширение 1С, обучающий курс, документация и поддержка по ошибкам. Подходит, если свой специалист по 1С уже есть и процессы стандартные; основной расход — его рабочее время.
Типовое — развертывание на вашей инфраструктуре и 8 часов консультаций аналитика: нужен свой сервер и человек, который доведет настройку. Проектное — с предпроектным обследованием и выделенной командой, для нестандартных процессов; это самый затратный формат.
Что сделать сейчас: перечислить документы и маршруты согласования, которые переводятся на КЭДО первыми.
Расчет стоимости на 3 года
Формула сметы: ставка за сотрудника в год × штат × 3 года + разовые работы + подписи + поддержка. Это пересчет опубликованных стартовых цен, а не коммерческое предложение: итоговую сумму называет только вендор.
Ставка зависит от ступени тарифа. У Nopaper до 50 человек — 945 ₽ в год, от 50 человек — 840 ₽, при оплате за два года — 504 ₽. Ориентир рынка для компании на 51–250 сотрудников — 100 000–400 000 ₽ в год. Если штат растет, спросите у вендора, какой шаг тарифной сетки начнется за границей пакета: цену 1С на больший штат линейно не пересчитывают, у нее пакеты по 10 сотрудников.
Сметы на 100, 500 и 2000 человек
Подписка и внедрение для 500 человек дают 600 000–1 950 000 ₽. Коридор 1,5–3 млн ₽ — ориентир полной сметы: разрыв набирают подписи, поддержка и рост внедрения с числом маршрутов согласования. Для 100 человек итог учитывает только подписку и разовые работы. Для 2000 человек подписку стоит сравнить с разовой лицензией On-Premises. Подставьте свой штат в формулу, прежде чем просить коммерческое предложение.
Скрытые расходы на КЭДО
В строке тарифа нет подписей, СМС, доработок, обучения кадровиков и переноса архива. К каждой статье — свой вопрос вендору.
- •Подпись. У 1С УНЭП выпускается бесплатно, у ELMA365 — по запросу, Контур выпускает НЭП в своем УЦ без Госуслуг или подключает Госключ. Сколько стоит подпись на сотрудника?
- •СМС-подтверждения. Они в тарифе или оплачиваются отдельно?
- •Доработки на Low-code платформе сверх лицензий. Какие маршруты входят в лицензию, а какие считаются разработкой?
- •Обучение кадровиков. Входит ли оно во внедрение?
- •Поддержка и интеграция. Что входит в поддержку и как оплачивается интеграция с 1С:ЗУП?
Если сотрудники могут подписывать через Госключ, проверьте, нужен ли выпуск НЭП за счет компании.
На что обратить внимание: пробный доступ 1С дают один раз — по абоненту, регистрационному номеру и логину поддержки. Пробный период есть и у Контура. Это проверка, а не бесплатная эксплуатация.
До переговоров попросите у вендора цену подписи и СМС отдельной строкой.
Миграция архива
Оцифровка старых кадровых документов — отдельная статья сметы. Часть документов хранится 45–75 лет, поэтому бюджет на их перенос закладывают заранее.
Цена зависит от объема архива, от того, нужна ли сканировка с подписью, и от того, куда выгружать файлы. Вопрос вендору: перенос архива входит во внедрение или считается отдельно?
Сколько реально экономит КЭДО
Возврат идет из трех источников: часы кадровика на распечатку, сбор подписей и поиск документов; курьерская доставка в филиалы и удаленным сотрудникам; печать и бумага. Каждый переводится в рубли на человека в год.
Формула: (часы кадровика в месяц × стоимость часа + курьерские отправки × цена отправки + листы × цена листа) × 12 / штат.
Допустим, у вас 100 сотрудников. При ставке 300 ₽ в год подписка стоит 30 000 ₽ в год, при 1200 ₽ — 120 000 ₽. Значит, возврат по трем строкам должен перекрыть от 2 500 до 10 000 ₽ в месяц на всю компанию. Не перекрывает — переход окупается временем, а не деньгами.
Если все работают в одном офисе и документов мало, курьерская строка почти нулевая — считайте только часы кадровика.
На что обратить внимание: окупаемость 2–6 месяцев для 51–250 сотрудников — оценка вендора Nopaper, а не гарантия.
Реальная экономия и обещания
Деньгами возвращается то, что перестает покупаться: курьерские отправки, бумага, картриджи. Время кадровика освобождается, но фонд оплаты труда не уменьшается: человек остается в штате и берет другие задачи — подбор, адаптацию, отчетность. В расчете это разные строки.
Процент экономии заранее не назовет никто: он зависит от того, сколько документов уйдет с бумаги.
Для начала посчитайте, сколько кадровых документов в месяц уходит на бумагу.
Когда дешевле своя разработка КЭДО
Сравнивать нужно совокупную стоимость за три года. С одной стороны — подписка для вашего штата. С другой — своя разработка: модуль КЭДО стоит от 300 000 ₽, и к этому добавляются поддержка и обновления, когда меняются форматы кадровых документов.
Порог понятный. Если штат меньше 2000 человек и юрлицо одно, подписка почти всегда дешевле. Своя система начинает окупаться от 2000 сотрудников или при нескольких юрлицах.
Есть промежуточные варианты. Поставка On-Premises — готовый продукт на ваших серверах, а не код с нуля. Второй путь — сборка модуля на Low-code платформе, тогда лицензия платформы идет отдельной строкой.
Чего избегать: считать только разработку и забывать про сопровождение. Модуль без поддержки устаревает при первом изменении форматов, и доработки ложатся в бюджет каждый год.
Практический шаг: сложить трехлетнюю подписку для своего штата и сравнить со стоимостью нужных модулей плюс поддержка.
Расчет для 2000 сотрудников
Подписка на 2000 человек при ставке 300–1200 ₽ в год за три года — 1,8–7,2 млн ₽, как в таблице смет. Против нее — несколько модулей от 300 000 ₽ каждый плюс ежегодная поддержка.
Нижняя граница подписки, 1,8 млн ₽, равна цене шести модулей без поддержки. Верхняя, 7,2 млн ₽, — цене двадцати четырех. Кривые пересекаются там, где модули вместе с поддержкой за три года выходят на сумму подписки: при низкой ставке запас у своей разработки невелик, при высокой — заметно больше.
Точку перелома сдвигают три вещи. Несколько юрлиц — спросите вендора, как считается подписка на каждое. Нестандартные процессы — чем их больше, тем дороже доработка готового сервиса. Свои ИТ-специалисты — без них поддержку отдают подрядчику, и разница с подпиской сокращается.
Посчитаем ваш бюджет на 3 года и сравним с собственной разработкой (от 300 000 ₽). Расчет бесплатный, 2 рабочих дня.
Источники
