Переход на КЭДО занимает 2–4 месяца и состоит из девяти последовательных шагов. Для большинства сотрудников требуется письменное согласие; исключение — работники без трудового стажа до 1 января 2022 года и дистанционные работники. Бумажный архив хранят до истечения установленных сроков.
Ввести КЭДО — право работодателя, а не обязанность. Нормы о нем внес в Трудовой кодекс 377-ФЗ, действуют они с 1 марта 2022 года, и компания сама решает, когда и как их применять.
Дальше каждый шаг из карты разобран по порядку: с чего начинается проект, какие документы обязательны, кто ставит подпись и что делать с бумажными делами, которые останутся после перехода.
Решение, бюджет и выбор платформы
Первый шаг — рабочая группа: кадровики, юристы, IT, руководители отделов и архивист. Роли закрепляют приказом, руководителей подразделений уведомляют отдельно. Дальше группа очерчивает границы проекта: какие документы переводить и какие категории работников включить.
ГИС, коммерческая система или своя
Вести КЭДО можно в ГИС «Работа в России», в коммерческой системе или в собственной разработке. Коммерческие системы бывают трех типов: базовые, с HR-функциями и бизнес-системы, где кадровый обмен — часть общего документооборота компании.
Если компания распределена по подразделениям и документов много, то смотрят на системы с HR-функциями и настраиваемыми маршрутами, а не на базовые. Своя разработка обязана соблюдать те же требования к формату документов и подписям, что и готовые системы, — экономии на этих требованиях не бывает.
Допустим, компания с филиалами выбирает систему, не сверив маршруты со своей структурой. Согласование встанет уже на пилоте. Поэтому маршруты гоняют на реальном потоке документов до подписания договора.
Что сделать сейчас: подписать приказ о рабочей группе с закрепленными ролями.
ЛНА о переходе на КЭДО и согласия
Шаг 3 — пакет локальных актов. В него входят приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО с описанием системы, видов подписей, порядка доступа и сроков уведомления, а также перечень электронных документов и перечень категорий работников.
Если в компании есть профсоюз, положение принимают с учетом его мнения. Если профсоюза нет, согласование не требуется — акт утверждает работодатель.
Дату введения КЭДО ставят не раньше дня, когда истечет срок уведомления работников, иначе часть сотрудников формально не успеет ответить.
Частая ошибка — смешать ЛНА по КЭДО с актами про электронный документооборот с контрагентами. Это разные системы с разными правилами, и общий документ на них не составляют.
Уведомление и согласие работника
Каждому работнику направляют персональное уведомление, а не общий приказ по компании. В согласии фиксируют ФИО и должность работника, само согласие на взаимодействие в электронном виде, ссылку на положение о КЭДО, дату и подпись. Обязательные реквизиты сверх этого в источниках не названы.
Я, [ФИО], [должность], даю согласие на взаимодействие с работодателем в электронном виде в порядке, установленном положением о КЭДО от [дата]. [Дата], [подпись].
Переход добровольный: отказ или молчание работника означают, что документы с ним продолжают вести на бумаге. Получить согласие приказом или под давлением нельзя — такое согласие не выдержит проверки.
Письменное согласие не требуется от работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату, а также от дистанционных работников.
Что сделать сейчас: проверить, есть ли в компании профсоюз, и заложить время на учет его мнения при утверждении положения о КЭДО.
Какие документы переводить на КЭДО
Шаг 6 — решить, какие документы уходят в систему. Ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ разрешает оформлять через КЭДО почти все кадровые документы, кроме трех видов. Для них бумага обязательна даже при согласии работника: форма закреплена законом, а не договоренностью сторон.
С 1 марта 2023 года действуют единые требования к формату: основную часть документа оформляют в PDF/A-1A, приложения — в форматах текстовых, табличных, графических или структурированных данных. Документы, созданные раньше, приводить в соответствие не нужно.
Если документ входит в три исключения, в перечень его не включают вовсе. Если он создается часто и у него немного подписантов, его ставят в перечень первым. Если он редкий и собирает много подписей, его можно оставить на следующую волну.
С чего начать поток
Возьмите один документ и проведите его через всю цепочку: заявление на отпуск → согласование у руководителя → обработка в учетной программе → подпись сотрудника в системе КЭДО.
Такой документ массовый и простой: цепочка короткая, спорных условий почти нет. На нем проверяют маршрут и сроки, прежде чем подключать сложные приказы.
Первое действие по разделу: составьте перечень документов для ЛНА, начиная с самых частых в вашей компании.
Настройка, интеграция с 1С — ЗУП и пилот
Шаг 7 — подписи, маршруты и связь с учетной системой. Подписи выпускают до пилота: если у сотрудника нет УНЭП, он не подпишет даже заявление на отпуск, и пилот встанет на первом же документе.
Цена сертификатов зависит от удостоверяющего центра и выбранной системы, ее сравнивают по коммерческим предложениям вендоров.
Если учет ведется в 1С:ЗУП, проверьте, что данные о сотрудниках подтягиваются в систему КЭДО автоматически, без ручного дублирования карточек. Маршрут согласования настраивает работодатель заранее: сотрудник не выбирает, кому отправить заявление, он видит готовую цепочку согласующих.
Пилот на одном подразделении
Шаг 8. Запускать сразу на всех рискованно: ошибки маршрутов и прав доступа всплывают на живых людях. Разумные точки старта — заявления на отпуск как самый частый документ, сотрудники, которые постоянно работают за компьютером, или IT-отдел как самая лояльная к нововведениям группа.
На пилоте проверяют права доступа, реальную работу маршрутов согласования и сроки ознакомления и подписания. В распределенной компании с филиалами сроки сорвать проще всего — это проверяют отдельно, до перехода на остальные подразделения.
Выходить из пилота можно, когда ошибки исправлены, инструкции по работе с подписями выложены в общую базу знаний, а сроки ознакомления соблюдаются без срывов.
Задача на ближайшие дни: составить список подписантов, заказать им УКЭП и оформить МЧД всем, кто подписывает не как руководитель.
Массовое подключение и бумажный архив
После пилота систему подключают волнами: подразделение за подразделением, а не все разом. На каждой волне проверяют те же права доступа и маршруты, что и на пилоте, только уже на новых людях. Следующую волну запускают, когда на предыдущей не осталось открытых ошибок.
Документы, подписанные электронной подписью по правилам закона об электронной подписи, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Но это работает только внутри системы КЭДО: приказ или заявление, пересланные по почте или в мессенджере, такой силы не имеют.
Сотрудники без согласия остаются на бумаге — почему, объяснено в разделе о согласии. Для них компания ведет параллельный бумажный контур: те же документы, но на бумаге и с подписью от руки. Бумажное заявление на отпуск проходит те же согласования, просто не в системе.
Ближайшее действие: назначить ответственного за бумажный контур и архив. Без конкретного человека документы отказников и старые дела быстро теряются между кадровой службой и архивом.
Что делать с бумажным архивом
Бумажный архив по кадровым делам не исчезает с переходом на КЭДО. По 125-ФЗ документы по личному составу, оформленные до 2003 года, хранят 75 лет, а оформленные после 2003 года — 50 лет. Дела, накопленные до перехода, лежат в архиве до истечения этих сроков.
Сканировать старый архив и уничтожать оригиналы не стоит. Если нужен электронный доступ к делам прошлых лет, то скан служит рабочей копией, а подлинник остается в деле до конца срока хранения. Так кадровики быстро находят нужный приказ, а архив не теряет оригиналы.
Календарь перехода и бюджет
Весь путь от рабочей группы до массового подключения занимает 2–4 месяца. Дольше всего идут уведомление работников и пилот: их не сожмешь, их можно только правильно поставить в график.
Допустим, компания закладывает 2 или 4 месяца. Условный график по неделям может выглядеть так — это ориентир, а не норма, реальные недели зависят от штата и срока уведомления в положении.
Если в компании есть профсоюз или филиалы, то ориентируйтесь на правую колонку: учет мнения профсоюза и уведомление в разных подразделениях идут дольше. Шаги 4–5 и 7 можно вести параллельно, а пилот не стартует, пока подписи не выпущены.
Действие на сегодня: поставить дату введения КЭДО в календарь так, чтобы она шла после окончания срока уведомления работников.
Бюджет на 100, 500 и 2000 человек
Статьи затрат одинаковы при любом штате, меняется их вес. Суммы зависят от вендора и тарифа, поэтому в таблице — ориентир по доле статьи, а не цена.
На что обратить внимание: при 2000 сотрудниках главная статья уже не лицензии, а интеграция и поддержка распределенных подразделений.
Проведем переход под ключ: юрпакет, настройка, интеграция и подключение сотрудников. Проект — от 300 000 ₽, 2–4 месяца.
Источники
