Бесплатные тарифы CRM ограничены числом пользователей, количеством сделок и контактов, объемом хранилища, доступом к API и отчетами. Малому бизнесу их хватает при команде до 3–5 человек и потоке до 50 заявок в месяц.
Дальше начинаются потери: данные переносят руками, интеграций и поддержки нет. Переход на платный контур занимает 1–2 недели.
Ниже — не подборка ради подборки, а таблица лимитов и точка, где бесплатный тариф начинает стоить дороже платного.
Что входит в бесплатный тариф CRM
Первый лимит — число пользователей. HubSpot Free пускает 2 человек, Monday — тоже 2, Zoho CRM Free — до 3. У retailCRM, Бизнес.Ру и Admin24 число бесплатных мест сверяйте на странице тарифов. Битрикс24 пользователей не ограничивает.
Второй лимит — объем данных. HubSpot Free держит до 1 000 контактов, Zoho CRM Free — до 5 000 записей. Хранилище режут отдельно: у Monday на бесплатном плане 500 МБ. У Битрикс24 в обзорах встречается 5 ГБ диска, но на странице тарифов вендора сейчас указан больший объем — ориентируйтесь на нее.
Базовую воронку продаж и карточку клиента дают почти все, а интеграции урезают первыми. Если нужна телефония или форма с сайта, то сначала проверьте доступ к API: без него каждую заявку вносят вручную.
Бесплатно навсегда или пробный период
Бессрочный free-тариф и trial — разные вещи. У amoCRM постоянного бесплатного тарифа нет: дается короткий пробный период тарифа «Профессиональный», а после него сервис просит оплату сразу за несколько месяцев. У Pipedrive тоже есть только пробный период.
Типичная ошибка — принять пробный доступ за бесплатный тариф, перенести туда всю базу и по окончании срока получить счет. Проверка занимает минуту: на странице тарифов ищите слово «навсегда» или срок в днях.
Шесть стоп-кранов бесплатных тарифов
- •Новый сотрудник сверх лимита: у HubSpot Free это третий человек, у Zoho CRM Free — четвертый.
- •Переход с ИП на юрлицо: бесплатный retailCRM рассчитан на ИП и с открытием ООО закрывается.
- •Рост заказов: у retailCRM бесплатный доступ ограничен числом заказов в месяц.
- •Отчеты по отделам: во free-версиях их обычно нет.
- •Брендирование HubSpot: снимается только за деньги.
- •Интеграции с телефонией, сайтом и мессенджерами: урезаны или закрыты.
Отдельно — функции, которые продают только за деньги. У Бизнес.Ру это учет рабочего времени, график отпусков и отчеты. У Freshsales Free платными остаются автоматизации и AI-скоринг лидов.
Для проверки хватит двух цифр: сколько заказов было за прошлый месяц и скольким сотрудникам нужен доступ. Сравните их с лимитами выбранного сервиса.
Когда бизнес в них упирается
Допустим, магазин на retailCRM нанял второго продавца — доступ приходится покупать раньше, чем планировали. Допустим, собственник открыл ООО — бесплатный retailCRM перестает подходить. Допустим, сезонный пик резко поднял число заказов, и месячный лимит остался позади.
Ничего страшного в этих моментах нет, если они не застают врасплох. Если до лимита по людям, заказам или сделкам осталось совсем немного, то готовьте переход заранее, а не в разгар сезона.
Скрытая цена бесплатной CRM
Заявка пришла с сайта, интеграции нет — менеджер копирует данные в карточку руками. Ошибка при копировании или забытая карточка означает потерянного клиента.
Допустим, поток — 50 заявок в месяц, и на каждую уходит 3 минуты ручного ввода. Это 150 минут, или два с половиной часа в месяц, а за год — около 30 часов работы менеджера. Их никто не записывает в расходы, поэтому бесплатной такую CRM не назовешь: вы платите временем сотрудника. Если каналов несколько — сайт, мессенджеры, телефон, — то ручной перенос растет вместе с потоком, а ошибок становится больше.
Поддержки во free-версии часто нет. Дубли карточек или задержки загрузки заявок команда разбирает сама.
Персональные данные клиентов
С 1 июля 2025 года по п. 5 ст. 18 закона № 152-ФЗ первичное накопление персональных данных граждан РФ идет только в базах, расположенных в России. Зарубежные free-CRM вроде HubSpot и Zoho CRM создают риск нарушения.
CRM с данными клиентов — это обработка персональных данных. Оператор подает уведомление в Роскомнадзор, если нет исключения по ч. 2 ст. 22 закона.
Проверьте, где физически хранятся данные выбранной CRM: обычно это указано в договоре или в условиях сервиса.
Лимиты бесплатных CRM в одной таблице
В таблице собраны лимиты, которые вендоры и обзоры называют прямо. Прочерк стоит там, где точной цифры в открытых источниках нет: этот пункт стоит спросить у поддержки сервиса до переноса базы. У зарубежных сервисов отдельно отмечен риск по локализации персональных данных.
У SberCRM и WEEEK строка пустая не случайно: бессрочный ли у них бесплатный доступ и какие в нем лимиты, открытые источники не уточняют. Спросите об этом сервис до регистрации.
Какие CRM остаются бесплатными по размеру команды
- •1 пользователь: retailCRM, Бизнес.Ру.
- •2 пользователя: HubSpot.
- •до 3 пользователей: Zoho CRM.
- •без ограничения по людям: Битрикс24.
Выпишите две-три CRM, которые проходят по вашей численности, и сравнивайте уже только их.
Кому хватит бесплатной CRM
Услуги: мастер или студия на 2–3 человека, которым нужны сделки и база клиентов. Подойдет Zoho CRM или Admin24. У Zoho бесплатно до 3 пользователей, так что упор наступит на четвертом сотруднике.
Продажи: небольшой отдел, где собственник сам ведет сделки. Подойдет Битрикс24: пользователей сервис не ограничивает, так что упретесь скорее в функции, чем в число мест.
Розница и интернет-магазин на ИП: retailCRM или Бизнес.Ру со складом. Перерастете, когда заказов станет больше лимита или откроете юрлицо.
Если продаете услуги, то вам первый профиль, если ведете сделки отделом — второй, если отгружаете товар — третий. Определите свой и зарегистрируйтесь в одной CRM из него.
Как перейти на платный тариф без потери данных
Переезд укладывается в 1–2 недели, если идти по шагам и заранее назначить ответственного.
- •Экспортируйте базу клиентов и сделки из бесплатного аккаунта.
- •Почистите дубли и пустые карточки — переносить мусор незачем.
- •Включите пробный период платного тарифа и проверьте его на реальных сделках, а не на тестовых.
- •Перенесите данные и сверьте количество карточек.
- •Подключите телефонию, сайт и мессенджеры через API.
Старый аккаунт не удаляйте, пока число карточек в новой CRM не совпадет со старым. Роскомнадзор рекомендует при переносе вести журнал передачи данных и пользоваться защищенными каналами связи.
Сколько стоит платный контур
Цены в сервисах подборки устроены по-разному. Где-то платят фиксированную сумму в месяц, а дополнительные функции докупают отдельно. Где-то считают за каждого сотрудника и отдельно за модуль CRM. Есть пакеты на нескольких пользователей и коробочные версии, которые покупают один раз.
Если команда растет к 50 людям, то сравните облако с коробкой: на такой численности разница в цене заметна. Что сделать сейчас: посчитайте годовую стоимость на свою численность — цена за пользователя, умноженная на число сотрудников и 12 месяцев, плюс платные модули.
Выросли из бесплатного тарифа — начните со своей системы: CRM на заказ от 300 000 ₽, раздел «CRM на заказ»
Источники
